Le manuel des procédures de gestion renforce et asseoit la nouvelle organisation et met en œuvre ses process

Pourquoi un manuel des procédures de gestion ?

Le manuel des procédures de gestion a été mis en place dans le but de renforcer et d’asseoir la nouvelle organisation, ainsi que de mettre en œuvre ses process.

Aujourd’hui, le Client a entrepris un certain nombre de chantiers. Le manuel vient consolider les acquis réalisés ces dernières années afin de :

• Harmoniser et perfectionner ses pratiques.
• Renforcer son dispositif de contrôle interne.
• Permettre une couverture des risques opérationnels.
• Améliorer sa performance opérationnelle, grâce à un challenge de son fonctionnement, une optimation de ses modes opératoires et une rationalisation de sa gestion.

Quelles sont les principales étapes du déroulement du projet ?

Ce projet d‘élaboration du manuel des procédures de gestion est un projet très structurant, de taille importante qui couvre l’ensemble des activités de la compagnie.

Nous nous sommes investis, en tant que consultants, dans la mise en œuvre d’une démarche normée et participative, alliant depuis son démarrage jusqu’à la fin, l’ensemble des compétences managériales et opérationnelles de la Compagnie. Ce projet s’est déroulé en quatre étapes :

• Une phase de diagnostic, qui a permis d’identifier les pistes d’amélioration et de les approuver par toutes les instances du projet.
• Une phase de conception des procédures de gestion, à travers des ateliers et des workshops élargis à l’ensemble des pilotes et des contributeurs de chacune des procédures. Ce travail collégial est justifié par la volonté d’asseoir une transversalité des procédures et de créer une cohésion de l’ensemble des entités et des structures autour des procédures.
• Une phase de conception d’un système de reporting, permettant de piloter la performance et de suivre les activités et les projets.
• Une phase de mise en œuvre : il s’agit d’un séminaire de sensibilisation et d’appropriation en vue de déployer efficacement ces dispositifs.

Quelle est la valeur ajoutée de ce travail pour l’Entreprise ?

En répodant aux objectifs mentionnés précédemment, la valeur ajoutée est structurée autour des axes suivants :

• Favoriser l’échange  structurant inter-pôle pour challenger les pratiques et coordonner les actions afin d’améliorer la performance collective.
• Mettre en œuvre des pratiques et des procédures harmonisées et approuvées.
• Doter l’Entreprise d’un système permettant une remontée de l’information et une prise de décision rapide et efficace à tous les niveaux managériaux.
• Créer une jonction entre le nouveau système d’information mis en place et les modes opératoires.

En conclusion, on ne peut qualifier ce projet à ce stade de l’étude que d’une grande réussite, compte tenu du niveau d’implication de l’ensemble des compétences de la Société autour de ses objectifs et également de la prise de conscience des enjeux.

A long terme, comment le manuel des procédures évoluera-t-il ? comment se fera sa mise à jour ?

Comme l’Entreprise s’inscrit dans un schéma d’amélioration continue, ce chantier est certes une base fondamentale de progrès. Toutefois, il sera amené à s’adapter en permanence afin de suivre l’évolution de ses activités  et de ses systèmes.

En tant que consultants, les référentiels construits devraient être appropriés et gérés en termes d’évolution, soit en interne par le Département Qualité Organisation, soit éventuellement dans le cadre de nouvelles réflexions en vue de les faire évoluer par rapport à l’environnement interne et externe.

Nous nous sommes investis à mettre en place ces procédures au niveau d’un réceptacle (outil informatique) de la Société en vue de faciliter les mises à jour ultérieures. Il n’ya pas de procédures éternelles, elles doivent donc évoluer naturellement en fonction de l’évolution de la structure et de ses contraintes.